Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Balisol GmbH entscheidet als Arbeitgeberin über die Zwecke und Mittel der Bearbeitung der Mitarbeiterdaten. YsoTech GmbH, Schlosserstrasse 4, 8180 Bülach, Schweiz, betreibt TIMO technisch im Auftrag der Balisol GmbH (Auftragsbearbeitung). Technischer Kontakt: info@ysotech.ch.

Für Datenschutzanfragen nutze bitte diese Kontaktadresse. Die Bearbeitung richtet sich nach dem anwendbaren Datenschutzrecht, insbesondere dem Schweizer Datenschutzgesetz.

2. Daten und Zwecke

Wir bearbeiten Namen, Mitarbeiternummern, Kontaktdaten, Rollen, Firmen- und Teamzugehörigkeit, Profilbilder, Ein- und Austrittsdaten, Arbeitsmodelle, Arbeitskantone und Ferienansprüche. Hinzu kommen Arbeits- und Pausenzeiten, Projektzuordnungen, Zeitkonten, Korrekturen, Anträge, Freigaben und Benachrichtigungen.

Die Daten dienen der Anmeldung, Berechtigungsverwaltung, Arbeitszeitabrechnung, Personal- und Projektplanung und der Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Abwesenheitsarten und Bemerkungen können besonders schützenswerte Angaben enthalten, etwa zu Krankheit oder Unfall. Bitte gib nur die für den Antrag erforderlichen Informationen ein.

Technische Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen und Anmeldezeitpunkte werden für den Sitzungsbetrieb, die Missbrauchsabwehr und Fehlerbehebung bearbeitet. Änderungen an relevanten Geschäftsdaten werden protokolliert.

3. Zugriff und Weitergabe

Mitarbeitende, Teamleitungen und Administratoren erhalten entsprechend ihrer Rolle und Zuständigkeit Zugriff. Berechtigte Personen können Auswertungen als Dateien exportieren; solche Kopien liegen anschliessend ausserhalb von TIMO. Weitere Empfänger können beauftragte technische Dienstleister oder Behörden sein, soweit dies für Betrieb, Unterstützung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

4. Stempelstandorte und QR-Codes

Beim bewussten Klick auf „Einstempeln“ oder „Ausstempeln“ fragt TIMO einmalig die aktuelle Geräteposition ab, sofern du die Standortberechtigung im Browser und auf dem Gerät erteilt hast. Zweck ist die Zuordnung zu den einzelnen Baustellen. Gespeichert werden Breitengrad, Längengrad, die gemeldete Genauigkeit in Metern, der Zeitpunkt der Standortbestimmung und der Erfassungsstatus. Einstempel- und Ausstempelposition werden getrennt der jeweiligen Buchung zugeordnet. Die Stempelzeit bleibt der Zeitpunkt des Klicks.

Es erfolgt kein automatischer Baustellenabgleich und kein Geofencing. TIMO fragt beim Öffnen der Anwendung, bei Pausen oder Projektwechseln sowie zwischen Stempelvorgängen keinen Standort ab. Es gibt keine Hintergrundortung und keine automatische Anwesenheitsbewertung. Gerätekoordinaten sind kein sicherer Nachweis der persönlichen Anwesenheit. Aus ihnen werden keine automatischen Sanktionen oder Änderungen der Arbeitszeit abgeleitet.

Ohne Standortberechtigung oder bei technischen Fehlern kannst du weiterhin ein- und ausstempeln. Statt Koordinaten wird der zutreffende Status gespeichert, etwa „Berechtigung verweigert“, „Zeitüberschreitung“ oder „Standort nicht verfügbar“. Es werden keine Ersatzkoordinaten oder früheren Positionen eingesetzt. Die Geräteberechtigung ist keine pauschale arbeitsrechtliche Einwilligung.

Gespeicherte Standortdaten können in TIMO ausschliesslich Administratoren im jeweiligen Zuständigkeitsbereich einsehen. Die Koordinaten, die Genauigkeit und der Erfassungszeitpunkt werden verschlüsselt gespeichert. Für die Anzeige einer ungefähren Gemeinde wird die Position auf dem TIMO-Server mit lokalen Gemeindegrenzen der Schweiz und Liechtensteins verglichen; dafür werden keine Mitarbeiterkoordinaten an einen externen Kartendienst übermittelt. Die gemeldete Genauigkeit bleibt sichtbar.

Standortdaten einschliesslich des Erfassungsstatus haben eine Löschfrist von 30 Tagen ab dem Stempelvorgang. Danach werden sie nicht mehr angezeigt und bei der nächsten stündlichen Bereinigung gelöscht. Arbeitszeitbuchungen bleiben erhalten. Die Standortdatensätze sind von den täglichen Datenbanksicherungen ausgenommen.

Die Kamera wird nur zum QR-Scannen nach Freigabe verwendet. Die QR-Erkennung erfolgt im Browser; Kamerabilder werden dabei nicht als Aufnahme auf den Server hochgeladen. Ein QR-Code ersetzt weder Anmeldung noch Projektberechtigung. Du kannst alternativ den Baustellen-Link eingeben.

5. Hosting und Adresssuche

Website, Anmeldedaten, Datenbank und hochgeladene Profil- und Firmenbilder liegen auf dem für TIMO genutzten VPS bei Infomaniak in der Schweiz. Infomaniak stellt die Hosting-Infrastruktur bereit. Informationen zum Schweizer Hosting findest du bei Infomaniak VPS Lite.

Für Adressvorschläge übermittelt TIMO bei der Eingabe einer Baustellenadresse den Suchtext über seinen Server an geo.admin.ch, den Geodatendienst des Bundes. Dabei werden keine Mitarbeiterkonten, Arbeitszeiten oder Mitarbeiter-GPS-Koordinaten mitgesendet. Der Dienst erhält den Suchtext und technische Verbindungsdaten des TIMO-Servers. Adresse und Baustellenkoordinaten können auch manuell eingetragen werden. Weitere Informationen: Adresssuche von geo.admin.ch.

Im derzeitigen Anwendungsbetrieb ist keine gezielte Übermittlung von Mitarbeiterdaten an einen ausländischen Cloud-Dienst eingerichtet. Diese Angabe bezieht sich auf die TIMO-Konfiguration; sie ist keine Zusicherung über sämtliche internen Support- oder Betriebsabläufe der Infrastrukturbetreiber.

6. Cookies und Speicherung auf deinem Gerät

TIMO verwendet technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und den Schutz der Sitzung. Eine Sitzung kann bis zu sieben Tage bestehen und bei Nutzung erneuert werden. Über „Abmelden“ beendest du deine Sitzung auf diesem Gerät. Im Anwendungscode sind keine Werbe- oder Analyse-Tracker eingebunden.

Für den QR-Check-in kann ein Link vorübergehend im Sitzungsspeicher des Browsers vorgemerkt werden. Die installierbare Webanwendung speichert eine statische Offline-Hinweisseite und das Anwendungssymbol zwischen. Sie bietet keine Offline-Zeitbuchung. Das Löschen von Browserdaten löscht keine serverseitigen Arbeitszeit- oder Personaldaten.

7. Aufbewahrung und Löschung

Die Aufbewahrung richtet sich nach Datenart, betrieblicher Erforderlichkeit, gesetzlichen Pflichten und der Wahrung oder Abwehr bestehender Ansprüche. Soweit das Arbeitsgesetz anwendbar ist, müssen Arbeitszeitaufzeichnungen nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Für Unterlagen, die zugleich aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege sind, können längere gesetzliche Fristen gelten.

Für Mitarbeiter-, Projekt-, Zeitkonto- und Antragsdaten ist derzeit keine pauschale automatische Löschung eingerichtet. Die Löschung muss durch Balisol veranlasst werden, wenn der jeweilige Zweck und entgegenstehende Aufbewahrungsgründe entfallen. Archivieren oder Deaktivieren eines Kontos löscht die Historie nicht. Für Standortdaten gilt die gesonderte Frist von 30 Tagen gemäss Abschnitt 4.

Für die Datenbank sind tägliche Sicherungen eingerichtet. Die Bereinigung entfernt Sicherungsdateien, die älter als 14 volle Tage sind. Gelöschte Daten können bis zur turnusmässigen Entfernung noch in Sicherungen enthalten sein. Für technische System- und Anbieterprotokolle gilt diese Backup-Frist nicht; Auskünfte dazu kannst du über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Exportierte Dateien werden durch eine Löschung in TIMO nicht automatisch entfernt.

8. Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Personendaten sowie deren Berichtigung oder Löschung anfragen. Weitere Rechte, etwa Datenherausgabe oder Widerspruch, richten sich nach den anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen. Soweit eine Bearbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen. Zur Zuordnung einer Anfrage kann ein Identitätsnachweis nötig sein.

Kontakt: info@balisol.ch. Hinweise zu deinen Rechten und zur schweizerischen Datenschutzaufsicht findest du beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).